Mairies et collectivités
Front Desk pour les mairies et collectivités
Un accueil de mairie change d'agent au fil de la journée et de la semaine, tout comme une réception d'hôtel.
Ce que les agents d'accueil se transmettent, ce que les services techniques suivent comme interventions, ce qu'un administré oublie au guichet : Front Desk tient tout ça dans une application, déjà utilisée par des collectivités.
Offre de lancement pour ce secteur : 6 mois d'essai sur tous les outils, sans carte bancaire, au lieu des 2 mois habituels.
Ce que vos équipes y écrivent
Depuis l'accueil comme depuis les services techniques, sur ordinateur ou sur téléphone.
Écrire au fil du service
Une demande d'administré, un dossier en attente, une consigne pour l'agent du lendemain : chaque écrit porte l'heure et le nom de son auteur.
Savoir qui a lu la consigne
Entre deux jours d'ouverture au public, l'agent qui prend son poste voit ce qui reste à lire, sans dépendre d'une transmission orale.
Signaler ce qui est cassé
Un éclairage public hors service, une porte de salle municipale qui ferme mal : le signalement part en photo, il est confié aux services techniques et suivi jusqu'à sa clôture.
Les checklists d'ouverture et de fermeture
Contrôle d'une salle municipale avant un événement, d'un marché avant l'ouverture au public : coché sur place, avec le nom et l'heure de la personne qui l'a fait.
Le registre des objets trouvés
Ce qu'un administré oublie à l'accueil ou dans une salle municipale, avec sa photo et son lieu de rangement, retrouvé en quelques clics si la personne rappelle.
Un compte par agent
Chaque agent d'accueil, chaque agent des services techniques écrit sous son nom, y compris les remplaçants, sans identifiant partagé au guichet.
Ce que ça change dans une semaine
- Une demande d'administré ne se perd plus entre deux agents d'accueil qui ne se croisent pas.
- Un signalement technique (éclairage, bâtiment communal) est suivi jusqu'à sa clôture, pas seulement noté sur un carnet.
- La direction générale des services voit l'avancement sans réunir tout le monde.
- Un objet oublié à l'accueil se retrouve même si l'agent qui l'a enregistré est en repos.
Questions sur Front Desk pour les collectivités
Front Desk est-il fait pour les mairies ?
Front Desk a été créé pour les équipes hôtelières, mais des collectivités l'utilisent déjà : le besoin qu'il couvre, une équipe qui se relaie sur un même lieu et qui doit se transmettre ce qui s'est passé, ne s'arrête pas à l'hôtellerie. Les services techniques et les agents d'accueil s'en servent pour se transmettre leurs interventions d'un jour sur l'autre, exactement comme une réception d'hôtel. Si votre besoin porte d'abord sur la gestion de l'état civil ou des délibérations, un logiciel métier spécialisé reste nécessaire à côté : Front Desk s'occupe de ce que vos équipes se transmettent, pas des actes administratifs.
Convient-il à un accueil partagé entre plusieurs services ?
Oui. Chaque service (accueil, état civil, services techniques) peut avoir ses propres consignes et ses propres checklists, avec des comptes séparés, tout en restant visible de la direction générale des services.
Combien de comptes peut-on créer pour les agents ?
Comptes illimités, sur toutes les offres. Titulaires, contractuels et remplaçants ont chacun leur compte, sans surcoût.
Qu'est-ce que l'offre de lancement pour les collectivités ?
6 mois d'essai sur tous les outils au lieu des 2 mois habituels, sans carte bancaire. Une offre limitée dans le temps, pour les collectivités qui essaient l'outil.
Essayez avec un service, avant d'en parler à toute la collectivité
Créez votre espace, invitez l'accueil et les services techniques, et la première consigne peut s'écrire aujourd'hui. 6 mois d'essai, sans carte bancaire.