Conditions générales

Ces conditions réunissent les conditions générales d'utilisation, qui encadrent l'usage du service, et les conditions générales de vente, qui encadrent l'abonnement payant. Elles remplacent toute version antérieure.

1. Qui contracte

Le service est édité par Front Desk, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 €, dont le siège social est situé 24 rue Garnier Pagès, 94100 Saint-Maur-des-Fossés, immatriculée RCS Créteil 909 754 608, ci-après « Front Desk ». Les autres informations d'identité figurent dans les mentions légales.

Dans les articles qui suivent :

• le « Client » est l'établissement, l'entreprise ou l'organisme qui souscrit l'abonnement ;
• l'« Utilisateur » est une personne à qui le Client ouvre un compte : membre de son équipe, saisonnier, extra ou prestataire ;
• le « Service » est l'application Front Desk, accessible par navigateur et par les applications mobiles, ainsi que le site front-desk.fr.

Le Service s'adresse à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Il n'est pas destiné aux consommateurs.

2. Acceptation

La création d'un compte et l'utilisation du Service valent acceptation sans réserve des présentes conditions. La personne qui souscrit déclare avoir le pouvoir d'engager le Client.

3. Ce que fait le Service

Front Desk permet aux équipes d'un établissement de se transmettre leurs informations de service : cahier de consignes, tickets maintenance, checklists, objets trouvés, caisse, calendrier partagé et classement de documents. Le détail des outils est présenté sur le site.

Front Desk n'est ni un logiciel de réservation, ni un système de gestion hôtelière, ni un outil de planning du personnel, ni un logiciel de comptabilité. Il ne gère ni les réservations, ni la facturation des clients de l'établissement.

4. Les comptes et leur sécurité

Le Client ouvre un compte nominatif par personne. Le nombre de comptes n'est pas limité et n'entre pas dans le prix. Un identifiant ne se partage pas : l'intérêt du Service tient à ce que chaque écriture porte le nom de son auteur.

Chaque Utilisateur garde son mot de passe secret et répond des actions faites depuis son compte. Le Client prévient Front Desk sans délai s'il constate un accès qu'il n'a pas autorisé. Le Client est responsable des comptes qu'il ouvre, des droits qu'il leur accorde et de leur fermeture lorsqu'une personne quitte l'établissement.

5. Ce que le Client s'engage à ne pas faire

• Déposer dans le Service un contenu illicite, injurieux, ou portant atteinte aux droits d'un tiers.
• Tenter d'accéder aux données d'un autre établissement, de contourner les contrôles d'accès ou de nuire au fonctionnement du Service.
• Revendre, sous-louer ou mettre le Service à disposition d'un tiers qui n'est pas un Utilisateur de son établissement.
• Utiliser le Service pour un traitement de données pour lequel il n'a pas de base légale.

En cas de manquement grave, Front Desk peut suspendre l'accès après en avoir averti le Client, sauf urgence caractérisée.

6. L'essai et l'offre gratuite

Toute inscription ouvre 2 mois d'essai sur l'ensemble des outils, sans carte bancaire et sans engagement. À la fin de l'essai, en l'absence d'abonnement, l'établissement bascule de lui-même sur l'offre gratuite : le cahier de consignes et ses 7 derniers jours restent ouverts à toute l'équipe, avec un nombre de comptes illimité. Les autres outils se ferment et leur contenu est conservé ; il redevient accessible en cas de souscription.

L'offre gratuite n'a pas de limite de durée. Front Desk se réserve le droit d'en faire évoluer le contenu, en prévenant les établissements concernés au moins un mois à l'avance.

7. Les tarifs

L'abonnement se compose à la carte : le Client ouvre les outils dont ses équipes se servent et ne paie que ceux-là. Le prix va de 29 € à 89 € hors taxes par mois et par établissement selon le nombre d'outils, auxquels s'ajoutent sans supplément le calendrier partagé, le classement de documents, les applications mobiles, les notifications et les comptes illimités. La grille détaillée et le simulateur sont sur la page Tarifs.

Deux remises peuvent s'appliquer et se cumulent : 10 % pour un règlement à la saison ou à l'année, et 15 % sur chaque établissement à partir du deuxième au sein d'un même groupe. À partir de 5 établissements, le tarif fait l'objet d'une proposition particulière.

Les prix sont exprimés en euros et hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s'y ajoute. Front Desk peut réviser ses tarifs ; une hausse est annoncée au Client au moins deux mois avant son application, et ne prend effet qu'au renouvellement suivant. Le Client qui la refuse peut résilier dans les conditions de l'article 9.

La gratuité prévue pour les écoles hôtelières, les organismes de formation, les associations à but non lucratif et l'hébergement social s'accorde après examen du dossier, sur justificatif. Elle n'est pas acquise du seul fait de l'inscription.

8. La facturation et le paiement

L'abonnement est facturé d'avance, au début de chaque période souscrite : au mois, à la saison ou à l'année. Le règlement s'effectue par virement bancaire à réception de la facture, ou par prélèvement SEPA après signature d'un mandat.

Les factures sont payables à trente jours date de facture, sauf mention contraire portée sur la facture elle-même.

Conformément à l'article L.441-10 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités calculées au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Cette indemnité ne couvre pas les frais de recouvrement réellement exposés au-delà de ce montant, dont le remboursement peut être demandé sur justificatifs.

En cas de facture impayée, et après une relance restée sans effet pendant quinze jours, Front Desk peut suspendre l'accès aux outils payants. L'établissement conserve alors l'accès prévu par l'offre gratuite, et ses données restent conservées.

9. La durée et la résiliation

L'abonnement court pour la période souscrite et se renouvelle ensuite pour une période de même durée.

Le Client peut y mettre fin à tout moment, sans préavis et sans avoir à se justifier, en écrivant à hello@frontdesk-app.com. La résiliation prend effet au terme de la période déjà réglée : le Service reste ouvert jusque-là, et aucune nouvelle période n'est facturée. Les sommes versées au titre de la période en cours restent acquises.

Front Desk peut résilier l'abonnement en cas de manquement grave du Client à ses obligations, resté sans réponse trente jours après une mise en demeure, ou en cas de non-paiement persistant.

10. Les données du Client

Tout ce que les équipes du Client écrivent dans le Service lui appartient. Front Desk n'en fait aucun autre usage que d'assurer le fonctionnement du Service, et ne les cède ni ne les vend à personne.

À la fin de l'abonnement, l'établissement retrouve l'offre gratuite : le cahier de consignes reste ouvert à toute l'équipe, et le contenu des autres outils est conservé, prêt à reparaître en cas de nouvelle souscription. Le Client peut par ailleurs demander l'export de ses données dans un format lisible, à tout moment et jusqu'à trois mois après la fin de l'abonnement, en écrivant à hello@frontdesk-app.com.

La suppression définitive d'un établissement et de son contenu n'intervient qu'à la demande expresse du Client.

11. Disponibilité, maintenance et assistance

Front Desk met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service soit accessible en permanence. Le Service peut néanmoins être interrompu pour maintenance, pour une mise à jour, ou du fait d'un événement échappant à notre maîtrise, notamment une défaillance de l'hébergeur ou du réseau. Les interruptions programmées sont annoncées à l'avance et placées autant que possible en dehors des heures de service.

L'assistance est joignable par courriel à hello@frontdesk-app.com. Du lundi au samedi, de 9 h à 19 h. Réponse sous 48 h, sous 24 h pour les établissements Premium sous contrat.

12. Responsabilité

Front Desk répond des dommages directs causés par un manquement à ses obligations. Sa responsabilité ne peut être engagée pour les dommages indirects, notamment une perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de clientèle ou d'image.

Le Service est un outil de transmission d'informations entre équipes : il ne remplace ni l'organisation de l'établissement, ni les vérifications qui lui incombent, notamment en matière de sécurité, d'hygiène et de tenue de caisse. Le Client reste responsable de l'exactitude de ce que ses équipes y écrivent et de l'usage qu'il en fait.

Sauf faute lourde ou dolosive, l'indemnisation susceptible d'être due par Front Desk au titre d'une année est plafonnée aux sommes effectivement versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

13. Propriété intellectuelle

Le Service, son code, sa charte graphique, ses textes et la marque Front Desk restent la propriété de Front Desk. L'abonnement confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement et pour les seuls besoins de l'établissement. Il n'emporte aucune cession de droits.

14. Données personnelles

Le Client est responsable du traitement des données que ses équipes saisissent dans le Service ; Front Desk agit en qualité de sous-traitant au sens du règlement européen sur la protection des données, et n'intervient sur ces données que sur instruction du Client et pour faire fonctionner le Service. Les traitements, les durées de conservation, les services extérieurs auxquels il est fait appel et les droits de chacun sont décrits dans notre politique de confidentialité.

15. Modification des conditions

Front Desk peut faire évoluer les présentes conditions. Toute modification substantielle est portée à la connaissance du Client au moins un mois avant son entrée en vigueur. Le Client qui ne l'accepte pas peut résilier dans les conditions de l'article 9.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties s'efforcent d'abord de trouver une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de soixante jours, le litige est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège social de Front Desk.