L’outil
Les procédures et la base de connaissances de votre hôtel
Ce que l’équipe doit savoir, écrit une fois, lu et signé par chacun.
Les procédures, les numéros utiles, les codes et les modes d’emploi sont rangés en fiches, retrouvées par une recherche. Pour une procédure importante, chacun signe qu’il l’a lue.
Offert avec n’importe quel abonnement, quel que soit le nombre d’outils choisis. Voir les tarifs.
Ce que fait l’outil
Les procédures restent écrites dans l’établissement, même après le départ de la personne qui les connaissait.
Des fiches pour tout ce qui se transmet
Clôture de caisse, alarme incendie, arrivée tardive, accueil d’un nouvel arrivant, codes et numéros utiles. Les fiches se classent par étiquettes, les plus importantes restent épinglées en tête.
« J’ai lu et compris »
À la publication, l’auteur peut demander à l’équipe de lire et de signer la fiche. Le responsable voit qui a signé et qui ne l’a pas encore fait, chacun retrouve ce qu’il lui reste à lire dans l’onglet « À signer ».
Une nouvelle version signée de nouveau
Quand la procédure change sur le fond, la fiche passe à la version suivante et toute l’équipe la signe de nouveau. Une simple correction de forme garde les signatures.
Une page d’écriture qui ne perd rien
Titres, listes, tableaux, photos et fichiers joints. Un texte collé depuis Word ou Google Docs garde sa mise en forme. Le texte s’enregistre automatiquement, même hors ligne, et reste un brouillon jusqu’à sa publication.
Une recherche qui trouve le mot
Dans le titre comme dans le texte, même tapé sans accents. La recherche générale de Front Desk parcourt aussi les fiches, avec les consignes et les tickets.
Une question sous la fiche
Un commentaire sous une fiche prévient son auteur et les personnes mentionnées. La fiche s’imprime, s’enregistre en PDF ou se copie pour ChatGPT ou Claude.
Compris dans n’importe quel abonnement
Le Handbook est compris dans votre abonnement, même si vous n’ouvrez qu’un seul outil.
- Compris dès le premier outil, sans supplément.
- Autant de fiches que l’établissement en a besoin.
- Un compte par personne, pour que chaque signature porte un nom.
- L’assistant IA connecté cherche et lit les fiches publiées.
Questions sur le Handbook
Quelle différence avec Mes documents ?
Mes documents range des fichiers tels qu’ils arrivent : un contrat, un plan, une fiche technique en PDF. Le Handbook s’écrit directement dans Front Desk, se cherche mot par mot et se fait signer. Une procédure va dans le Handbook, le contrat du prestataire dans Mes documents.
Faut-il faire signer toutes les fiches ?
Non, la signature se choisit fiche par fiche au moment de publier. Elle se demande pour l’évacuation incendie ou la clôture de caisse. Une liste de numéros utiles n’en a pas besoin.
Que se passe-t-il quand une procédure change ?
L’auteur indique s’il s’agit d’une correction de forme ou d’un changement de procédure. Une correction garde les signatures. Un changement de procédure crée une nouvelle version, et toute l’équipe la signe de nouveau. Pendant l’écriture, l’équipe continue de lire la version en ligne.
Qui peut écrire une fiche ?
Toute personne de l’équipe peut en créer une. La modifier ou la supprimer revient à son auteur et aux responsables de l’établissement, qui sont aussi les seuls à voir la liste des signatures.
Peut-on reprendre un classeur de procédures Word ?
Oui, par copier-coller : le texte garde ses titres, ses listes et ses tableaux. Les images d’un document Word ne suivent pas le collage, elles s’ajoutent ensuite avec le bouton Photo.
Le Handbook est-il dans les applications iPhone et Android ?
Pas encore. Il s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sans rien installer, et le bouton Photo y prend directement l’appareil photo.
Vos plans et vos contrats sont à ranger tels quels, en PDF ? Voir Mes documents
Les procédures de la maison, lues par toute l’équipe
Créez votre établissement, écrivez ou collez vos premières procédures, et demandez à l’équipe de les signer. 2 mois d’essai, sans carte bancaire.