À télécharger
Modèle de registre des objets trouvés
Un objet, une ligne, de sa découverte à sa restitution, avec le nom de celui qui l'a trouvé et l'endroit où il est rangé.
Les deux fichiers s'utilisent librement, sans formulaire à remplir ni compte à ouvrir. Plus bas : les colonnes utiles, un exemple rempli, les deux règles à fixer dans votre établissement, et ce qu'un registre papier ne saura pas faire.
Tableur Excel, qui s'importe aussi dans Google Sheets, Numbers et LibreOffice. Version papier au format A4, à garder à la réception, une page par vingtaine d'objets.
Objets en attente
Ce qui a été trouvé cette semaine, et où il se trouve maintenant.
Chargeur de téléphone blanc, câble USB-C, laissé sur la table de nuit.
Trouvé par Nadia, rangé casier 2, rendu le 13/03
Paire de lunettes de vue, monture écaille, dans un étui bleu.
Trouvé par Yanis, coffre réception, client non identifié
Trousseau de deux clés avec porte-clés en cuir marron.
Trouvé par Karim, casier 1, remis en main propre le 13/03
Ce que contient le registre
Onze colonnes, qui suivent la vie de l'objet. Les quatre dernières sont celles qu'on oublie de remplir, et ce sont celles qui protègent l'établissement.
Le numéro
Un numéro par objet, dans l'ordre. C'est lui qu'on écrit sur l'étiquette du sachet : sans numéro, retrouver un objet demande de tout ouvrir.
La date et l'heure
Celles de la découverte. Elles servent à rapprocher l'objet d'un départ, et à savoir depuis combien de jours il attend.
Le lieu de découverte
La chambre, l'étage, la salle, le parking. C'est ce qui permet d'identifier le client sans qu'il ait à décrire l'objet.
La description
Une phrase avec la couleur, la matière et l'endroit exact. « Un téléphone » ne permet pas de reconnaître un objet parmi cinq.
Trouvé par, rangé où
Le nom de la personne et le casier. Deux personnes doivent pouvoir retrouver l'objet sans avoir à se parler.
Rendu le, rendu à, signature
La fin de l'histoire : la date, la personne, et la façon dont l'objet est reparti. C'est cette ligne qu'on ressort en cas de contestation.
Un exemple de registre
Trois lignes telles qu'elles seraient écrites une semaine ordinaire. Le fichier les contient déjà, en exemple à remplacer par les vôtres.
| N° | Date | Lieu | Trouvé par | Rangé où | Description |
|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 12/03/2026 | Chambre 214 | Nadia | Casier 2 | Chargeur de téléphone blanc, câble USB-C, laissé sur la table de nuit. |
| 002 | 12/03/2026 | Petit déjeuner | Yanis | Coffre réception | Paire de lunettes de vue, monture écaille, dans un étui bleu. |
| 003 | 13/03/2026 | Parking | Karim | Casier 1 | Trousseau de deux clés avec porte-clés en cuir marron. |
Comment tenir le registre
Un registre à trous ne protège personne. Cinq habitudes suffisent à ce qu'il tienne dans le temps.
L'objet est inscrit avant d'être rangé
C'est en portant l'objet à la réception qu'on l'oublie, et une découverte non inscrite n'existe pas. La ligne s'écrit dans la foulée, même en pleine arrivée.
La description tient en une phrase précise
Couleur, matière, marque si elle est visible, endroit exact. C'est aussi elle qui permet de demander au client de décrire son objet avant de le lui rendre.
Un casier numéroté, pas un tiroir
Le lieu de rangement s'écrit sur la ligne. Un tiroir partagé finit toujours par contenir des objets que personne ne peut relier à une date.
Les objets de valeur vont au coffre, le jour même
Papiers d'identité, moyens de paiement, bijoux, ordinateurs : au coffre, et signalés au responsable dans la journée. Ce sont les seuls objets dont la disparition se paie cher.
La ligne se ferme à la restitution
La date, à qui, et comment : en main propre, par courrier, par transporteur. Une signature ou la copie d'une pièce d'identité protège les deux parties.
Ce qui part est écrit aussi
Un objet donné, détruit ou remis aux objets trouvés de la commune reçoit une date et un nom. Un registre qui s'arrête au milieu ne prouve rien.
Là où le registre papier s'arrête
Un cahier tenu sérieusement à la réception vaut mieux que rien, et beaucoup d'établissements fonctionnent ainsi depuis des années. Ses limites apparaissent le jour où un client rappelle trois semaines plus tard.
- Il n'a pas de photo : la description écrite est tout ce qui reste pour reconnaître l'objet.
- Il ne se cherche pas. Retrouver « une écharpe grise en février » demande de relire les pages.
- Il ne dit pas depuis combien de jours un objet attend, donc rien ne se déclenche au bout du délai que vous avez fixé.
- Il reste à la réception : la personne qui trouve l'objet à l'étage dépend de quelqu'un pour l'inscrire.
- Une page arrachée ou une ligne raturée ne se remarque pas, et rien ne dit qui l'a faite.
- Il ne se partage pas entre deux établissements d'un même groupe.
Le même registre, avec les photos
Dans Front Desk, la personne qui trouve l'objet l'enregistre depuis le couloir, avec sa photo et la chambre, et la réception le voit aussitôt.
- Chaque objet porte sa photo : plus besoin de décrire une écharpe grise au téléphone.
- Les compteurs affichent ce qui est en attente, ce qui est restitué et ce qui est archivé.
- Une recherche retrouve un objet par sa chambre, sa date ou sa description.
- L'objet passe en « restitué » sans disparaître du registre : la trace reste.
- Les étages enregistrent depuis leur téléphone, la réception depuis son ordinateur.
Questions sur ce modèle
Combien de temps faut-il garder un objet non réclamé ?
C'est une décision de l'établissement, et elle doit être écrite, connue de l'équipe et annoncée au client qui appelle. Les durées pratiquées varient beaucoup d'un hôtel à l'autre. Si vous voulez une réponse ferme sur ce que le droit impose dans votre situation, posez la question à votre conseil habituel : nous ne donnons pas de durée sur ce site, une durée inventée ne protégerait personne.
Faut-il faire signer le client à qui l'objet est rendu ?
La colonne signature est là pour ça. Une restitution en main propre se signe sur le registre, un envoi postal se note avec le mode d'expédition et la date. C'est le seul élément qui permet de répondre, des mois plus tard, à quelqu'un qui affirme n'avoir jamais rien reçu.
Qui doit tenir le registre ?
Une personne responsable, avec un remplaçant désigné, plutôt que toute l'équipe. Moins il y a de personnes autorisées à ouvrir le casier et à rendre un objet, moins le registre a de trous. En revanche, tout le monde doit pouvoir déclarer une découverte.
Le modèle est-il vraiment gratuit ?
Oui, sans contrepartie : aucune adresse e-mail n'est demandée et aucun compte n'est créé. Le fichier vous appartient une fois téléchargé, y compris pour l'adapter à vos casiers et à vos usages.
Le registre est à vous, la suite aussi
Prenez le fichier, il est libre d'usage. Le jour où décrire une écharpe grise au téléphone devient un exercice, les objets trouvés de Front Desk gardent la photo.