L'outil
Logiciel de cahier de consignes pour hôtel
La passation entre l'équipe du matin, celle du soir et celle de la nuit, tenue dans une application plutôt que sur un cahier posé au comptoir.
La main courante de la réception et le cahier des étages au même endroit. Chaque consigne porte l'heure et le nom de la personne qui l'a écrite, toute l'équipe la lit depuis un ordinateur ou un téléphone, on sait qui l'a lue, et on la retrouve par une recherche des mois plus tard.
Gratuit sans limite de temps sur le cahier de consignes, avec les 7 derniers jours d'historique et un compte par personne.
Vous préférez commencer sur un tableur ?Téléchargez notre modèle de cahier de consignes, gratuit et sans inscription.
La passation, tenue une bonne fois pour toutes
Fini le cahier posé au comptoir et les messages éparpillés sur les téléphones. Vos consignes circulent entre les trois équipes, au même endroit.
Vous savez qui a lu
Chaque consigne indique nommément qui l'a lue et qui ne l'a pas encore fait. La prise de poste commence sur ce qui reste à lire.
Tout se retrouve
Une recherche suffit pour remettre la main sur ce qui a été dit sur une chambre, un client ou un prestataire, même des mois plus tard.
L'information reste à l'établissement
Les consignes appartiennent à l'hôtel et non aux téléphones personnels. Elles restent en place quand quelqu'un s'en va.
Ce qu'on en fait pendant un service
Tout se fait depuis la réception comme depuis un couloir, sur ordinateur ou sur téléphone.
Écrire une consigne en cours de service
La consigne porte l'heure et le nom de la personne qui l'a écrite, sans que personne ait à le taper. Les consignes importantes s'épinglent en haut de la liste, et celles qui courent sur plusieurs jours restent affichées jusqu'à leur terme.
Savoir qui l'a lue
Le bouton « J'ai lu » : chaque consigne indique qui l'a lue et qui ne l'a pas encore fait. Un filtre affiche ce qui reste à lire.
Citer la personne concernée
On cite quelqu'un dans une consigne, il est prévenu, même s'il prend son poste huit heures plus tard. Les commentaires restent attachés à la consigne, au lieu de se perdre dans une conversation.
Programmer un rappel à l'heure utile
Une consigne écrite la veille au soir ressort à l'heure où quelqu'un doit agir, à l'écran des personnes désignées et avec une notification. Un « Fait » la clôt pour toute l'équipe, et le rappel se repousse de quelques minutes quand ce n'est pas le moment.
Classer et filtrer
Des étiquettes créées par l'équipe, des filtres par période, et la possibilité de joindre des photos ou des PDF à une consigne : la fiche d'un prestataire, le plan d'une salle, la photo d'un dégât.
Historique et suivi
Savoir qui a écrit quoi, et quand. Une recherche unique balaie les consignes et les autres outils, et les corrections apparaissent dans l'activité de la consigne.
Sur l'ordinateur de la réception comme dans la poche des étages
Le cahier de consignes s'ouvre dans le navigateur, sans rien installer, et s'ajoute au bureau d'un Mac ou d'un PC pour s'ouvrir comme un logiciel classique. Les équipes qui ne sont pas derrière un comptoir le consultent sur les applications Android et iPhone.
Une consigne urgente ou une consigne qui vous cite déclenche une notification sur le téléphone et sur l'ordinateur, même quand l'application est fermée. Chacun règle ce qu'il reçoit, et une personne déclarée absente n'est pas dérangée : ce qui lui est adressé l'attend à son retour.
Gratuit, sans limite de temps
Le cahier de consignes est le seul outil que Front Desk laisse ouvert sans abonnement. Ce n'est pas une version d'essai : c'est l'offre gratuite, et elle ne demande pas de carte bancaire.
- Le cahier de consignes, avec les 7 derniers jours d'historique.
- Comptes illimités, sur toutes les offres, pour que chacun écrive sous son nom.
- Les 2 mois d'essai donnent accès à tous les autres outils, puis l'établissement retombe sur l'offre gratuite sans rien faire.
Questions sur le cahier de consignes
Combien de temps les consignes sont-elles conservées ?
Sans limite. Avec l'offre gratuite, l'équipe consulte les 7 derniers jours ; avec l'abonnement, l'historique complet. Les consignes plus anciennes ne sont pas détruites pour autant : elles sont simplement hors de portée de l'offre gratuite, et reviennent intactes le jour où l'établissement s'abonne.
Qui peut modifier ou supprimer une consigne ?
Chacun corrige ce qu'il a écrit, et un responsable d'établissement peut intervenir sur toutes les consignes. Toute écriture porte le nom de son auteur et son heure, et l'activité de la consigne garde la trace de ce qui a été fait : c'est ce qui permet de s'appuyer dessus en cas de litige.
Peut-on savoir si une consigne a bien été lue ?
Oui. Chaque consigne indique nommément qui l'a lue et qui ne l'a pas encore fait. Une personne citée dans une consigne reçoit une notification sur son téléphone et dans son navigateur, y compris si elle prend son poste plusieurs heures plus tard.
Est-ce que cela remplace le groupe de discussion de l'équipe ?
C'est l'usage le plus fréquent au démarrage. La différence tient à trois choses : l'outil appartient à l'établissement et non aux téléphones personnels, il se quitte en fin de service, et ce qui y est écrit reste retrouvable après le départ de la personne qui l'a écrit.
La passation de ce soir peut déjà se faire dedans
Créez votre établissement, invitez votre équipe, et l'équipe du soir ouvre son cahier à sa prise de poste. 2 mois d'essai sur tous les outils, sans carte bancaire.